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第3回:Gmail活用で押さえておきたい3つの便利機能

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Gmailは検索エンジンで有名なGoogleが提供している無料のメールサービスです。Webブラウザがあれば利用できて、スマートフォンやタブレットでも使えるので、仕事やプライベートで活用している方は多いと思います。ふだん何気なく使っているGmailですが、実は、非常に機能が多く、奥の深いツールです。うまく活用すれば、仕事の効率を大きく向上させることも可能です。そこで本記事では、Gmailをもっと活用したい方におすすめの代表的な機能を3つご紹介します。もちろん、紹介するのはGmailが持つ機能のほんの一部ですので、この3つをきっかけに、ぜひ、Gmailの奥深い世界に触れていただければと思います。なお、今回取り上げるのはWebブラウザ版のGmailです。

ラベルとフィルタを使ってメールを自動的に分類しよう

Outlookなどのメールソフトには、差出人のメールアドレスやメールのタイトルに含まれる文字などによって、受信メールを自動的に別々のフォルダに振り分ける機能が用意されています。
同様の機能は、Gmailにも用意されています。ただし、Gmailには「フォルダ」の考え方がありません。代わりに用意されている機能が「ラベル」と「フィルタ」です。「フィルタ」は条件に合うメールを抽出する機能で、抽出したメールにラベル(名札)を付けるのがラベル機能です。
これは、毎日、大量のメールを受信している方なら、ぜひ活用したい機能です。メールには、緊急を要する重要なものもあれば、メルマガのようにあとで読めばいいものなど、さまざまなものが混在しています。 このため、受信するメールが多いと、つい重要メールを見落としてしまいがちです。しかし、「ラベル」と「フィルタ」でメールを適切に分類すれば、見落とすリスクを減らせます。たとえば、メルマガのメールに「メルマガ」とラベルを付ければ、あとで読めばいいとすぐにわかります。また、いつも重要なメールを送ってくる井上さんからのメールには「井上さん」というラベルを付けたり、タイトルに「学会」という文字を含むメールに「学会関連」といったラベルを付ければ、他のメールより注意深く読むようになるでしょう。
設定するには、Gmailの設定画面で「フィルタとブロック中のアドレス」を選択し、「新しいフィルタを作成」をクリックします。そして、条件を設定し、その条件に合うラベルを設定します。大量のメールを効率よく管理するために、フィルタとラベルは不可欠な機能です。ぜひ活用して、重要なメールを見落とさないようにしましょう。

【手順】

  1. メニューを開いたら[設定]をクリックします。

  2. [フィルタとブロック中のアドレス]を選択したら、[新しいフィルタを作成]をクリックします。

  3. 条件を設定して[この検索条件でフィルタを作成]をクリックします。たとえば、特定の相手からのメールを絞り込むなら、[From]に相手のメールアドレスを入力します。

  4. ラベルを付ける]をチェックしたら、ラベルの一覧で[新しいラベル]を選択します。

  5. 新しいラベルを入力します。ここでは「井上さんからのメール」と入力して[作成]をクリックします。

  6. [フィルタを作成]をクリックします。なお、すでに受信済みのメールにもフィルタを適用するなら、[○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する]をチェックしましょう。

  7. ラベルを選択すると、そのラベルの条件に合致したメールだけが絞り込まれます。ラベルには色も設定できるので、ラベルごとに色を変えておくとわかりやすいと思います。

「送信取り消し」機能を事前に設定して、誤送信による情報漏洩を防ぐ

個人情報や企業の機密情報の漏洩が社会問題化していますが、じつは、情報漏洩の原因として多いのが、メールの誤送信だといわれています。ウイルスやサイバー攻撃だけでなく、人間のうっかりミスも情報漏洩を引き起こしているのです。
たとえば、製薬会社A社に送るメールを、あやまって製薬会社B社に送ってしまったら一大事です。メールアドレスを1字間違えただけで、見ず知らずの相手にメールが送信されることもありえます。そのメールに大切な論文や資料が添付されていたら、これまた一大事です。
しかし、Gmailは事前に設定しておけば、送信後、最大30秒までなら、送信を取り消すことができます。メールの誤送信を防ぎたい方は、ぜひ有効にしておきましょう。
Gmailの設定画面を表示したら、[全般]を選択し、[送信取り消し機能を有効にする]をチェックして、時間を設定してください。設定したら、いちばん下にある[変更を保存]ボタンをクリックします。
これで、メールを送信すると、その直後に、設定した秒数だけ「取消」という文字が表示され、「取消」をクリックすれば、送信を取り消すことができます。ただし、指定した時間を経過すると取り消すことは不可能になりますので、くれぐれもメールの誤送信にはご注意ください。

【手順】

  1. 設定画面の[全般]で[送信取り消し機能を有効にする]をチェックし、時間を設定します。設定後は、画面のいちばん下で[変更を保存]ボタンをクリックしてください。

  2. メールを送信すると、設定した秒数だけ「取消」の文字が表示されます。クリックすると送信を取り消すことができます。

複数アドレスのメールをGmailでまとめて受信する

現在では、会社のメールや個人のメールのように、複数のメールアドレスを使い分けている人は珍しくありません。しかし、メールアドレスが複数あると、やはりその管理は面倒です。そこでおすすめしたいのが、Gmailで複数のメールをまとめて受信する機能です。
たとえば、あなたが勤務施設用の「xxx@abc.co.jp」というメールアドレスを利用しているとします。この場合、Outlookなどのメールソフトを使って、このアドレス宛てのメールを受信しているでしょう。しかし、この「xxx@abc.co.jp」宛てのメールを個人用のGmailでも見られたら、メールが一括管理できて便利だと思いませんか?
Gmailなら、Webブラウザが使えれば、どのパソコンからでもメールを受信できます。さらに、スマートフォンやタブレットでも受信できます。いつでも、どこでも、Gmailさえ使えれば、複数のメールアドレスのメールをまとめて確認できるわけです。
利用するためには、Gmailの設定画面で[アカウント]または[アカウントとインポート]を選択し、[自分のPOPメールアカウントを追加]をクリックし、メールアドレス、メールサーバなどの項目を設定します。設定する項目は、Outlookなどのメールソフトでメールアカウントを登録するときと同じです。
なお、登録できるメールアドレスは、「POP3」(注1)という種類(プロトコル)のメールアドレスである必要があります。POP3は昔から使われてきたメールの種類なので、ほとんどの会社やプロバイダのメールが対応していると思います。ただし、NTTドコモやau、ソフトバンクなどのキャリアメール(xxx@docomo.ne.jpなどのメール)には対応していないので、残念ながら受信することはできません。

※注1:「Post Office Protocol Version 3」の略で、メールサーバに届いているメールを取り出すためのプロトコル(決まりごとや手順)。1980年代から広く利用されているメール受信のプロトコルで、多くのプロバイダが対応している。

【手順】

  1. 設定画面の[アカウント]または[アカウントとインポート]を選択したら、[自分のPOP3メールアカウントを追加]をクリックします。

  2. ウィンドウが表示されたら、登録するメールアドレスを入力して[次のステップ]をクリックします。

  3. 以降、指示にしたがってパスワードやPOPサーバーなどの情報を入力します。その際に、[受信したメッセージラベルを付ける]をチェックすると、メールアドレスのラベルが自動的に付きます。最後に[アカウントを追加]をクリックします。

  4. 登録したメールアドレスと同じ名前のラベルをクリックすると、そのメールアドレス宛に送信されたメールが一覧表示されます。

著者

井上健語氏

井上健語 Kengo Inoue

フリーランスのテクニカルライター
IT関連の書籍、雑誌、Webメディアなどの執筆やテレビ出演多数。ソフトウェアやサービスのビジネス現場での活用に詳しい。オールアバウトの「Wordの使い方」「パソコンソフト」のガイド。近著は「今すぐ使えるかんたん文庫 Googleサービス 仕事がはかどる! 快速ワザ」(技術評論社)、「ひと目でわかる Windows10 Home/Pro対応 」(日経BP社)など。

著者公式サイト:http://www.makoto3.net
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